KM ขั้นตอนที่ 3 การจัดความรู้ให้เป็นระบบ การสื่อสารข้อมูลภายในองค์กร

       

  การสื่อสารข้อมูลภายในองค์กรด้วยโปรแกรมสำเร็จรูป ประกอบด้วย  โปรแกรม LINE, facebook และ Google Application  สำนักฯ ใช้ในการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ข่าวสารและหนังสือเวียนผ่าน Application Line  เพื่อใช้ในการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ข่าวสาร หนังสือเวียน และกิจกรรมต่าง ๆ ของสำนักฯ เพื่อให้บุคลากรได้รับข้อมูลอย่ารวดเร็ว และทั่วถึง และเทียบเทียมกัน ทั้งยังเป็นการลดขั้นตอนการทำงาน ทั้งยังลดงบประมาณในการจัดทำเอกสาร ซึ่งในทางปฏิบัติได้มีการดำเนินดังนี้

            1   การใช้ Line ในการสื่อสารข้อมูล การแบ่งกลุ่มในไลน์ในสำนักฯ เพื่อใช้ในการสื่อสารข้อมูลต่าง ๆ โดยมีการแบ่งกลุ่มไลน์ ได้ 2 ประเภท คือ

                         1) กลุ่มไลน์ สำนักวิทยบริการ เป็นกลุ่มไลน์ ที่บุคลากรสำนักฯ ทุกคนต้องเข้าร่วมกลุ่มนี้

                         2) กลุ่มไลน์ งานต่าง ๆ ในสำนักฯ หรือกลุ่มไลน์ย่อย ซึ่งจะแบ่งไปตามสายงาน หรือจัดตั้งขึ้น สำหรับประสานการทำงานในงานต่าง ๆ

         2 การใช้ facebook ในการสื่อสารข้อมูล สำนักฯ ได้มีการใช้ Facebook fan page

              ในการสื่อสารข้อมูล โดยใช้ชื่อเพจสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร https://www.facebook.com/ARIT.SNRU/ ในการประชาสัมพันธ์ข้อมูลต่างๆ เช่น กิจกรรมที่สำนักฯ จัดขึ้น ข่าวสาร ประกาศ การติดต่อสื่อกับผู้ใช้บริการ เป็นต้น

         3 การใช้ Google Application ในการสื่อสารข้อมูล

                   Google Application  แอปพลิเคชันที่ถูกพัฒนาขึ้นมาโดย Google เพื่อให้บริการทางด้านการบริหารจัดการภายในองค์กร ซึ่งได้มีการรวมแอปพลิเคชัน ต่าง ๆ ที่ถือว่ามีความจำเป็นต่อองค์กรในปัจจุบัน สำนักฯ ได้มีการนำ Google Application มาใช้ในการสื่อสารข้อมูล ดังนี้

                  1 Google Drive ช่วยให้ผู้ใช้สามารถอัปโหลดไฟล์ประเภทใดก็ได้ลงในระบบคลาวด์ แชร์ไฟล์กับคนอื่นๆ และเข้าถึงไฟล์นั้นจากคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ตคอมพิวเตอร์ หรือสมาร์ทโฟนเครื่องใดก็ได้ ผู้ใช้สามารถซิงค์ไฟล์ระหว่างคอมพิวเตอร์และระบบคลาวด์ได้ง่าย ๆ

                 2 Google Calendar คือ บริการปฏิทินแบบออนไลน์ของ Google ซึ่งสำนักฯ ได้นำมาใช้ในการเก็บข้อมูลเหตุการณ์ต่าง ๆ เช่น การประชุมของสำนักฯ การประชุมคณะกรรมการบริหารสำนักฯ การประชุมของผู้อำนวยการสำนักฯ โดยรวมไว้ในที่เดียวกันได้ ทั้งยังสามารถสร้างกำหนดการนัดหมายและกำหนดเวลา เหตุการณ์ต่างๆ สามารถส่งข้อความเชิญ สามารถใช้ปฏิทินร่วมกับเพื่อนร่วมงาน และ ค้นหา

               3  Google Documents คือโปรแกรมจัดการเอกสารที่ทำงานเหมือน Microsoft Office แต่ทุกอย่างจะทำงานอยู่บนเว็บ สามารถทำงานได้ทันทีที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต โดยไม่ต้องเสียเวลาติดตั้งโปรแกรมลงในเครื่อง หรือเสียเงินค่าลิขสิทธิ์ก่อนใช้งานแต่อย่างใด เพียงแค่เข้าไปยัง Google Docs เราก็สามารถสร้าง แก้ไข หรือเปิดอ่านเอกสารได้เลย โดยตัวเอกสารนั้นจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของ Google และที่สำคัญเราสามารถแชร์เอกสารให้กับเพื่อนเพื่อแก้ไขข้อมูลไปพร้อม ๆ กัน โดยจะเห็นว่าอีกฝ่ายกำลังพิมพ์อะไรอยู่

              4 Google Sheets คือ แอปพลิเคชันในกลุ่มของ Google Drive ซึ่งเป็นนวัตกรรมของ Google มีลักษณะการทำงานคล้ายกันกับ Microsoft Excel คือสามารถสร้าง Column, Row สามารถใส่ข้อมูลต่างๆ ลงไปใน Cell (เซลล์) ได้ และคำนวณสูตรต่าง ๆ ได้ สามารถทำงานเป็นทีมได้ โดยการทำงานร่วมกันในสเปรดชีท (Spreadsheet) ได้ในเวลาเดียวกัน  นอกจากนี้ยังสามารถแชร์งาน แก้ไขแบบเรียลไทม์ หรือแม้กระทั่งแชทและแสดงความคิดเห็นกับบุคคลใดก็ได้

             5 Google forms คือ แอปพลิเคชันสร้างแบบสอบถามออนไลน์ หรือใช้สำหรับรวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยที่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย ในการใช้งาน Google Form โดยสำนักฯ นำไปปรับประยุกต์ใช้งานได้หลายรูปแบบอาทิ เช่น การทำแบบฟอร์มสำรวจความคิดเห็นบุคลากรสำนักฯ การทำแบบฟอร์มสำรวจความพึงพอใจ การทำแบบฟอร์มลงทะเบียน และการสำรวจความคิดเห็นในเรื่องต่าง ๆ เป็นต้น

            6 Google Photos คือ แอปพลิเคชันสำหรับจัดการรูปภาพและวิดีโอ โดยจะเน้นการสำรองรูปภาพและวิดีโอในอุปกรณ์ของเราไปเก็บไว้ในรูปแบบ Cloud Storage ร่วมกับ Google Drive ซึ่งสามารถสำรองรูปภาพและแบบวิดีโอได้ไม่จำกัด ซึ่งสำนักฯ ได้นำมาประยุกต์ใช้ในการแชร์รูปภาพการดำเนินการกิจกรรมต่าง ๆ ในสำนักฯ

Copyright © 2017. All rights reserved.